L'engagement d'un stagiaire nécessite de respecter un certain nombre de règles.
Aujourd'hui, les stages doivent ainsi, en principe, faire l'objet d'une convention préalable et être intégrés à un cursus pédagogique. Par ailleurs, les stages dépassant 2 mois doivent donner lieu à une gratification minimale qui est exonérée de charges sociales en deçà d'un certain plafond.
Une convention de stage est toujours exigée
Stages concernés
Tout stage - hors ceux relevant de la formation continue ou de la formation des jeunes de moins de 16 ans - doit nécessairement faire l'objet d'une convention tripartite entre l'entreprise, le stagiaire et son établissement d'enseignement. Le stagiaire peut être un élève d'un établissement d'enseignement technique ou secondaire ou un étudiant préparant un diplôme de l'enseignement supérieur (par exemple, les étudiants préparant un diplôme universitaire du type licence ou master).
Signature de la convention
En pratique, la convention de stage est élaborée à partir d'une convention-type établie par l'établissement d'enseignement. Elle doit ensuite être signée par l'entreprise, le stagiaire (ou, s'il est mineur, son représentant légal) et l'établissement.
Plusieurs mentions sont obligatoires, dont notamment les dates de début et de fin de stage, la durée hebdomadaire maximale de présence ou encore le montant de la gratification allouée au stagiaire et les modalités de son versement.
Mais attention, même si une convention de stage est signée, l'Urssaf conserve le pouvoir de vérifier si le stagiaire effectue ou non un véritable travail sous la subordination du chef d'entreprise et de requalifier, le cas échéant, le stage en contrat de travail, avec redressement de cotisations sociales à la clé...
Obligation de conservation
L'employeur doit tenir et mettre à jour une liste de toutes les conventions de stages qu'il a conclues. À terme, il devra tenir un registre des stages, selon des modalités qui restent à définir par décret.
Le stage doit être intégré à un cursus pédagogique
Les stages conclus depuis le 1er septembre 2010 doivent nécessairement s'intégrer à un cursus pédagogique et répondre à une double condition.
Cette intégration nécessite en effet :
- que la finalité et les modalités du stage soient définies dans l'organisation de la formation ;
- et que le stage fasse l'objet d'une « restitution » (par exemple, un rapport) de la part de l'étudiant, évaluée par son établissement d'enseignement.
Sous réserve de respecter cette double condition, des formes de stages particulières sont également possibles. Ainsi en est-il des stages organisés dans le cadre de formations permettant une réorientation des étudiants, de formations complémentaires destinées à favoriser des projets d'insertion professionnelle ou encore de périodes dites de « césure » qui correspondent à des périodes pendant lesquelles un étudiant quitte son établissement pour exercer d'autres activités lui permettant exclusivement d'acquérir des compétences en cohérence avec sa formation.
Une gratification minimale est parfois obligatoire
Si votre stagiaire effectue, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, un stage qui dépasse 2 mois, consécutifs ou non, vous devez nécessairement lui verser une gratification, qui n'est pas assimilée à du salaire (le stagiaire n'étant pas un salarié de l'entreprise).
Appréciation de la durée du stage
La durée du stage s'apprécie en tenant compte de la convention de stage et de ses éventuels avenants.
Sachant qu'un stagiaire ne peut pas, sauf exceptions, effectuer, par année d'enseignement, plus de 6 mois de stage dans une même entreprise, que ce soit au titre d'un ou de plusieurs stages.
Cette durée se calcule en durée calendaire, peu important le nombre d'heures effectuées dans le mois par le stagiaire (par exemple, un étudiant qui effectue du 1er juin au 30 août, une journée de 7 heures de stage chaque semaine réalise bien un stage de plus de 2 mois et doit donc être rémunéré).
Par ailleurs, la durée de présence du stagiaire ne peut dépasser la durée légale ou conventionnelle de travail en vigueur dans votre entreprise.
Montant de la gratification
Si rien n'est prévu par la convention collective de branche étendue qui vous est applicable, le montant minimal de la gratification est actuellement fixé par décret à 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (fixé à 23 € par mois en 2012) (1) soit 436,05 € par mois pour 2012, dans l'hypothèse où la durée de présence du stagiaire correspond à la durée légale du travail (35 heures par semaine).
(1) (23 € X 12,5 %) x 35 x (52/12) = 436.05 €
Date du versement
La gratification est due à compter du 1er jour de stage et doit être versée chaque mois, et non à l'issue du stage. À noter que si la durée initiale du stage ne dépasse pas 2 mois, mais que ce stage est ensuite prolongé au-delà de 2 mois, vous devez verser les gratifications que le stagiaire aurait dû alors percevoir dès le 1er mois en une seule fois dès la fin du 2e mois.
La gratification est normalement exonérée de charges sociales
Vous bénéficiez, sur la gratification versée au stagiaire, d'une franchise de charges sociales.
Ainsi, les sommes versées aux stagiaires ne sont pas assujetties aux cotisations et contributions sociales dans la limite de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, c'est-à-dire 436,05 € par mois en 2012 si le stagiaire travaille 35 heures par semaine.
Le montant de la franchise de charges sociales est ainsi strictement identique au montant de la gratification obligatoire pour les stages de plus de 2 mois. Lorsque la gratification mensuelle du stagiaire est inférieure ou égale à 436,05 €, aucune cotisation sociale n'est donc due. En revanche, si la gratification est supérieure à cette somme, des cotisations sociales sont, en principe, dues sur le différentiel entre le montant de la gratification et 436,05 €.
Important Pour éviter que deux stagiaires, ayant chacun signé une convention de stage, se succèdent immédiatement sur un même poste, la loi impose aux employeurs de respecter un délai de carence avant l'arrivée du nouveau stagiaire, fixé au tiers de la durée du stage précédent. Ce délai de carence ne s'applique toutefois pas lorsque le stage a été interrompu, avant son terme, à l'initiative du stagiaire.
Bon à savoir
Une charte des stages étudiants a été établie pour préciser les engagements réciproques des signataires de la convention de stage. Cette charte, ainsi que d'autres documents utiles, sont disponibles sur le www.etudiant.gouv.fr (onglet insertion professionnelle puis stages).
Et les jobs d'été ?
Si vous souhaitez faire appel à un jeune pour faire face à une tâche régulière correspondant à un poste de travail ou pour remplacer un salarié, vous ne pouvez pas employer un stagiaire.
Vous pouvez, en revanche, recourir aux jobs d'été.
Votre jeune recrue doit alors signer un CCD précisant notamment la raison exacte de son engagement. Et elle a également droit à une rémunération en principe au moins égale au Smic (ou au salaire minimum conventionnel) et identique à celle que percevrait dans votre entreprise un salarié en CDI.
Source : la lettre du professionnel libéral / juin 2012
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