Avec le début de l'été commence la période des départs en congés payés de vos salariés. Le Code du travail vous impose le respect d'un calendrier précis, ainsi qu'un certain nombre de règles, parfois techniques.
Retrouvez un point sur l'essentiel de la réglementation applicable.
Comment les droits à congés payés se calculent-ils ?
Ouverture des droits à congés payés
Depuis le 1er juin 2012, la loi n'impose aucune durée minimale d'activité aux salariés pour leur ouvrir droit à congés payés. Peu importe également qu'ils soient engagés à temps plein ou à temps partiel, en contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée.
Les droits à congés sont acquis pendant une période, dite de « référence », qui est fixée par le Code du travail du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours (soit, pour cette année, du 1er juin 2013 au 31 mai 2014).
Un accord d'entreprise ou d'établissement aménageant le temps de travail peut toutefois y déroger en fixant une période de référence différente (du 1er janvier au 31 décembre, par exemple).
Nombre de jours acquis
Chaque salarié acquiert en principe 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif pendant cette période de référence. En conséquence, un salarié ayant travaillé du 1er juin 2013 au 31 mai 2014 a acquis l'équivalent de 5 semaines de congés, soit 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés si ce mode de comptabilisation est retenu).
Certaines conventions collectives peuvent cependant prévoir des jours de congés payés supplémentaires.
Assimilation au temps de travail
Alors qu'une période non travaillée n'ouvre en principe pas droit à congés payés, le Code du travail et les tribunaux prévoient néanmoins que certaines de ces périodes sont assimilées à du temps de travail effectif.
Tel est notamment le cas des jours de congés payés, des périodes de congés de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant ou des absences provoquées par un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle. En revanche, les arrêts de travail causés par des accidents ou des maladies non professionnels ne sont, pour l'heure, pas assimilés par les tribunaux français à du temps de travail effectif. Une position qui pourrait toutefois évoluer sous la contrainte de la réglementation européenne, plus favorable sur ce point aux salariés.
Par ailleurs, pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif correspond à 4 semaines (ou 24 jours). En conséquence, les absences de courte durée non assimilées à du travail effectif n'ont normalement pas d'effet sur l'acquisition des jours de congés payés.
Quand les congés payés sont-ils pris ?
Période de prise des congés
Sauf si la convention collective applicable en dispose autrement, il vous revient de fixer la période au cours de laquelle les congés payés seront pris, après avoir consulté les représentants du personnel s'il y en a. Mais attention, elle doit nécessairement englober une période allant du 1er mai au 31 octobre.
Autre contrainte fixée par la loi: la durée des congés pouvant être pris en une fois ne peut, en principe, excéder 24 jours ouvrables (soit 4 semaines consécutives).
Ceci impose donc, en pratique, de séparer clairement ce congé principal des 6 jours ouvrables restants qui forment la fameuse 5e semaine de congés.
Enfin, vous devez informer le personnel, au moins 2 mois avant son ouverture, de la période de prise des congés payés.
Calendrier des départs en congé
Si vous ne fermez pas votre entreprise cet été, il vous faut alors prévoir le planning des départs en vacances après avoir recueilli l'avis des représentants du personnel, s'il y en a, et tout en veillant à respecter les stipulations de la convention collective applicable ou les usages.
Précision : Vous pouvez, le cas échéant après consultation préalable des représentants du personnel, décider de fermer votre entreprise pendant une partie de l'été. Si cette fermeture impose un fractionnement du congé principal, celui-ci doit, par ailleurs, être approuvé par les délégués du personnel ou, à défaut, individuellement par chaque salarié.
Cette organisation des départs doit tenir compte de certains critères tels que la situation de famille des salariés ou leur ancienneté. Et lorsque deux de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, une contrainte supplémentaire s'impose à vous : ils doivent bénéficier de congés simultanés, sauf demande contraire.
Dans tous les cas, chaque salarié doit être informé au moins un mois avant son départ de ses dates de congés. À partir d'un mois avant ce départ, ces dates ne peuvent plus être changées, sauf accord ou circonstances exceptionnelles (remplacement d'un salarié brusquement décédé, par exemple). Le planning des départs doit, par ailleurs, être affiché dans les locaux.
Fractionnement des congés payés
Pour des raisons pratiques, vous pouvez demander à un salarié de fractionner son congé principal de 24 jours ouvrables (sans pouvoir toutefois le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs).
Une pratique qui peut être avantageuse pour le salarié dès lors que celui-ci pose les jours qui lui restent au titre de son congé principal en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre.
En effet, lorsque les jours de vacances sont pris en dehors de cette période particulière, le salarié a droit à des jours de congés supplémentaires :
- 2 jours ouvrables pour un congé de 6 jours et plus ;
- 1 jour ouvrable pour un congé de 3, 4 ou 5 jours.
Comment les salariés sont-ils rémunérés pendant leurs congés?
Le calcul de la rémunération du salarié pendant ses congés peut s'effectuer selon deux modalités, sachant que vous devez privilégier celle qui lui est le plus favorable.
L'indemnité versée peut ainsi être égale soit à 1/10e de sa rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence, soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçu s'il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire»).
La première modalité est à privilégier notamment si votre salarié a connu une baisse récente de sa rémunération (passage à temps partiel, par exemple) ou, au contraire, s'il a effectué des heures supplémentaires exceptionnelles. La règle du maintien de salaire est, quant à elle, plus favorable au salarié si, par exemple, il a bénéficié d'une augmentation de salaire au cours de la période de référence.
A retenir
• Les jours de congés payés ne peuvent pas être remplacés par le versement d'une indemnité. Il vous faut donc tout mettre en œuvre pour que vos salariés puissent prendre leurs jours de congés payés en temps et en heure.
• Lorsque, avant de partir en congés, un salarié tombe malade pour une durée l'empêchant de les prendre en tout ou partie, ses jours de congés sont alors reportés, y compris si la période de prise des congés payés a expiré. En revanche, si un salarié tombe malade pendant ses vacances, les tribunaux français considèrent les jours de congés payés comme ayant été pris. Une position qui contredit, toutefois, le droit européen et qui donc pourrait être amenée à changer prochainement.
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