Le point sur le déroulement d'un contrôle de l'Urssaf ainsi que sur les droits et obligations du professionnel libéral tout au long de la procédure.
Chaque mois, les employeurs déclarent à l'administration les rémunérations qu'ils versent à leurs salariés et calculent le montant des cotisations sociales dont ils sont redevables. De même, il appartient aux professionnels libéraux de faire connaître leurs revenus servant de base au calcul de leurs cotisations sociales personnelles.
En conséquence, l'Urssaf est amenée à réaliser des contrôles a posteriori pour s'assurer de la justesse de ces déclarations et du montant des cotisations réglées. Explications.
QUEL EST L'OBJET DU CONTROLE ?
Lors de ses contrôles, l'Urssaf s'assure de la bonne application de la législation de la Sécurité sociale et de l'exactitude du montant des cotisations et contributions versées par le cotisant (employeur ou professionnel libéral). Elle est ainsi habilitée à contrôler la conformité des déclarations et des paiements des cotisations de Sécurité sociale (maladie, retraite de base, allocations familiales ...) ainsi que, notamment, des cotisations d'assurance chômage et de la cotisation AGS.
QUELLE EST L'ÉTENDUE DU CONTROLE ?
La période vérifiée comprend les 3 années civiles précédant le contrôle et l'année en cours. Étant précisé que pour les professionnels libéraux, cette période n'est pas décomptée en année civile mais à compter du 30 juin. Par ailleurs, sachez qu'en cas de constatation d'une infraction de travail illégal, le contrôle mené par l'Urssaf ne se limite plus à 3 années, mais s'étend sur 5 ans.
Point important : des éléments de fait antérieurs à la période vérifiée peuvent être examinés lorsque leur analyse permet de calculer les cotisations dues sur la période contrôlée. En revanche, l'Urssaf ne peut pas, en principe, vérifier à nouveau, pour une même période, des points de législation examinés lors d'un précédent contrôle.
OÙ SE DÉROULE LE CONTROLE ?
Traditionnellement, l'Urssaf effectue ses contrôles sur place, c'est-à-dire dans les locaux de l’entreprise. Et, sauf si elle suspecte une situation de travail dissimulé, elle doit lui adresser un avis de contrôle au moins 15 jours avant la date de la première visite de l'inspecteur. Un avis qui, sous peine d'entraîner la nullité du contrôle, doit indiquer, entre autres, la date de cette visite, le droit pour le cotisant de se faire assister du conseil de son choix durant les vérifications ainsi que l'existence d'une charte du cotisant contrôlé.
La charte du cotisant contrôlé
Opposable à l’administration, cette charte présente les droits et garanties du cotisant au cours de la procédure de contrôle de l’Urssaf. Le site internet où la charte est consultable ainsi que la possibilité pour l’entreprise d’en recevoir un exemplaire sur simple demande doivent figurer dans l’avis de contrôle.
Toutefois, une procédure de contrôle sur pièces qui se déroule, cette fois, dans les locaux de l'Urssaf peut être mise en œuvre à l'égard des employeurs et des professionnels libéraux comptant moins de 11 salariés. Dans ce cas, le cotisant reçoit un avis de contrôle l'informant, en particulier, des documents et informations à fournir ainsi que de la date limite de leur transmission. Et attention, car si le cotisant omet d'adresser les éléments demandés ou si l'examen des pièces impose d'autres investigations, ce contrôle sur pièces peut être suivi d'une procédure de contrôle sur place, généralement plus lourde. Le contrôlé est alors informé par courrier de la date de passage de l'inspecteur du recouvrement.
QUELLE EST LA DURÉE DU CONTROLE ?
Sauf exceptions (travail dissimulé, obstacle à contrôle, comptabilité insuffisante, documents inexploitables, abus de droit), le contrôle mené à l'égard d'un employeur de moins de 20 salariés ou d'un professionnel libéral ne peut s'étendre sur plus de 3 mois. Un délai qui débute lors de la première visite de l'inspecteur de l'Urssaf ou à la date de commencement des vérifications figurant sur l'avis de contrôle sur pièces et qui prend fin avec la lettre d'observations.
La durée du contrôle peut être prorogée une fois à la demande expresse du cotisant ou de l'Urssaf, lorsque des circonstances exceptionnelles nécessitent un délai plus long (fermeture du cabinet pour une durée prolongée, par exemple).
Pour les cabinets d'au moins 20 salariés, aucune durée maximale n'est imposée à l'Urssaf pour réaliser ses contrôles.
COMMENT S'EFFECTUE LE CONTROLE ?
L'inspecteur de l'Urssaf doit pouvoir accéder à tous les documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques qu'il juge utiles pour mener à bien le contrôle. Il peut donc prendre connaissance des bulletins de paie, des déclarations sociales nominatives, des contrats de travail, du fichier des écritures comptables, des justificatifs de frais ou encore des avis d'imposition. Il peut même demander à ce que ces pièces lui soient présentées selon un classement nécessaire au bon déroulement du contrôle.
Et ce n'est pas tout ! L'agent de l'Urssaf peut également interroger les salariés afin de connaître leurs nom et adresse, la nature des activités qu'ils exercent ou encore le montant de leur rémunération, y compris leurs avantages en nature.
QUELLE EST L'ISSUE DU CONTROLE ?
Sous peine de nullité du contrôle, l'inspecteur doit, au terme de ses vérifications, adresser à l'employeur ou au professionnel libéral un document, daté et signé, intitulé « lettre d'observations », qui doit indiquer, notamment, l'objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée et la date de fin du contrôle.
Au titre des observations, ce document peut faire état :
- d'une absence totale d'observations en cas de bonne application de la législation ;
- d'observations sans régularisation auxquelles le contrôlé doit se conformer pour l'avenir ;
- d'un trop-versé, l'Urssaf imputant alors ce crédit sur les éventuelles cotisations dues ou procédant à son remboursement dans un délai de 4 mois maximum ;
- d'un redressement, c'est-à-dire de sommes à payer.
En cas de régularisation, l'Urssaf doit préciser, par chef de redressement, les modalités d'application de la législation invoquée, les montants des assiettes, les modes de calcul et les montants des redressements envisagés.
À réception de la lettre d'observations, l'employeur ou le professionnel libéral dispose d'un délai de 30 jours pour formuler ses remarques, pour apporter des précisions ou pour proposer des ajouts à la liste des documents consultés. Un droit qu'il a tout intérêt à exercer car en cas de transmission de nouveaux éléments portant sur un ou plusieurs aspects du redressement, l'administration peut être amenée à infléchir sa position et à revoir à la baisse le montant des sommes réclamées. Et quelle que soit sa décision, l'Urssaf a l'obligation d'adresser au cotisant une réponse motivée mentionnant, le cas échéant, les redressements qui demeurent envisagés.
Des redressements qui lui seront ultérieurement confirmés par l'envoi d'une mise en demeure de payer.
CONTESTER UN REDRESSEMENT
Le cotisant qui reçoit une mise en demeure de payer ou des observations pour l'avenir dispose d'un délai de 2 mois pour en contester le bien-fondé devant la commission de recours amiable (CRA) de l'Urssaf.
Et s'il n'obtient pas satisfaction, il peut contester, également dans un délai de 2 mois, la décision de la CRA devant le tribunal de grande instance. Attention cependant, car seuls les points contestés devant la CRA pourront être examinés par les juges...
OBSTACLE À CONTROLE : ATTENTION SANCTION !
Faire obstacle au bon déroulement d'un contrôle (interdire l'accès aux locaux, par exemple .. .) est passible d'une pénalité financière qui peut atteindre 7 500 € pour un professionnel libéral et, pour un employeur, 7 500 € par salarié (dans la limite de 750 000 €).
FAITES-VOUS AIDER
En cas de réception d'un avis de contrôle de l'Urssaf, n'hésitez pas à solliciter votre conseil habituel qui vous aidera à bien préparer la venue de l'inspecteur et vous accompagnera tout au long de la procédure de contrôle.
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