Rappel des pratiques à mettre en œuvre pour recouvrer vos honoraires dans les meilleurs délais et des actions à mener lorsque vous êtes victime d'impayés.
Pour tout professionnel libéral (comme pour toute entreprise), il est primordial de se faire payer en temps et en heure les prestations qu'il fournit à ses clients. Car des retards de paiement, en particulier si les sommes sont importantes, risquent de mettre à mal sa trésorerie et d'entraîner des difficultés qui, dans le pire des cas, peuvent le conduire à déposer son bilan.
Recouvrer vos honoraires dans les meilleurs délais doit donc être une préoccupation permanente pour vous, qui plus est en fin d'année, lorsque le moment de clôturer vos comptes est arrivé et qu'il convient, autant que faire se peut, de présenter (notamment à votre banquier) un résultat le plus positif possible et un poste « clients » le plus maigre possible.
L'occasion de vous rappeler quelques bonnes pratiques de gestion à adopter pour prévenir les impayés et les actions à entreprendre pour les recouvrer lorsqu'ils surviennent.
PRÉVENIR LES RETARDS OU LES DÉFAUTS DE PAIEMENT
FACTURER VITE ET BIEN
Cela va sans dire: tant que vous ne lui aurez pas envoyé votre note d'honoraires, votre client ne risque pas de vous payer! Exception faite des situations dans lesquelles vos clients paient comptant (consultations médicales des professionnels de santé, notamment), la première chose à faire pour qu'une facture soit honorée, c'est de l'établir et de la transmettre à votre client sans tarder, c'est-à-dire, au mieux, dès la prestation réalisée, au pire dans les jours qui suivent. En effet, n'oubliez pas que les délais de paiement courent à compter de la facturation (émission ou, parfois, réception de la facture). Plus tard la facture sera émise, plus tard la date limite de paiement interviendra ...
Important: veillez à rédiger vos notes d'honoraires avec le plus grand soin. N'omettez aucune mention obligatoire (date, désignation précise des services, prix HT et TTC...). À défaut, votre client pourrait se prévaloir d'un oubli ou d'une erreur pour justifier un retard de paiement. Et assurez-vous d'envoyer la facture à la bonne adresse et au bon service, surtout lorsque votre client est une grande entreprise ou une administration. Sinon votre facture risque d'atterrir au mauvais endroit et de se perdre.
RÉDUIRE LES DÉLAIS DE PAIEMENT
C'est la loi: les délais de paiement convenus entre professionnels ne peuvent pas dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture. Si ce délai maximal vous apporte une certaine sécurité, il reste toutefois relativement long. Aussi convient-il de tenter de le réduire en négociant une durée plus courte avec vos clients. À noter que si aucun délai n'est prévu, le règlement doit alors intervenir dans les 30 jours suivant la date d'exécution de la prestation.
Et pour inciter vos clients à vous payer dans les temps, prévoyez dans vos contrats des pénalités de retard dont le taux sera suffisamment élevé (15 à 20 %).
Lorsque vous avez affaire à des particuliers, rien ne vous empêche également de leur imposer des délais de paiement (par exemple 30 jours à compter de la réception de la facture) et de prévoir des pénalités en cas de paiement tardif.
Autre pratique que vous pouvez instaurer pour récupérer votre argent plus vite: pousser vos clients, professionnels comme particuliers, à honorer la facture par anticipation en leur accordant un escompte pour tout paiement avant échéance. La demande de versement d'un acompte lors de la signature de la convention, puis de paiements échelonnés à différentes étapes de la réalisation de la prestation, peut également être envisagée.
PRENDRE DES GARANTIES
Pour éviter les impayés, sachez qu'il est également possible de prendre des garanties. La solution la mieux adaptée pour une prestation d'un professionnel libéral consistant à demander qu'une personne se porte caution pour le client, c'est-à-dire s'engage à payer sa dette à sa place s'il se trouve dans l'impossibilité de le faire.
Recourir à l'affacturage
Pour éviter les impayés et préserver votre trésorerie, vous pouvez recourir à l'affacturage. Ce procédé consiste pour une entreprise ou un cabinet à céder ses factures clients à une société spécialisée qui lui en règle le montant, déduction faite des intérêts et de sa commission. Du coup, vous êtes assuré d'être payé. Il revient alors à la société d'affacturage de recouvrer ces factures auprès de vos clients. Bien entendu, ce service a un coût, plus ou moins élevé selon les cas.
GÉRER AU MIEUX LES IMPAYÉS
RELANCER LES MAUVAIS PAYEURS
Malgré toutes vos précautions, vous êtes sans doute, comme tout professionnel ou toute entreprise, parfois confronté à des retards de paiement. En effet, que ce soit par négligence ou afin d'épargner leur propre trésorerie, certains de vos clients attendent que vous les relanciez avant de régler leur facture. Il vous faut donc être parfaitement organisé en matière de suivi des paiements de façon à pouvoir procéder à une relance dès le premier jour de retard. Bien entendu, vous allez commencer par une relance téléphonique au cours de laquelle vous tenterez d'obtenir de votre client qu'il s'engage sur une nouvelle date de paiement. Puis, en cas de défaut de règlement à cette date, un deuxième appel, plus ferme, s'impose.
Un conseil: avant chaque appel, veillez à réexaminer les documents contractuels qui vous lient avec le client et à reprendre l'historique des relances. Une bonne connaissance du dossier vous permettra d'être pertinent et d'anticiper les réactions de votre interlocuteur. Si vos relances téléphoniques demeurent infructueuses, une ou deux lettres de rappel en courrier simple doivent alors être envoyées. Puis, faute de résultat, il convient de passer à la vitesse supérieure en adressant à votre client une mise en demeure de payer, par lettre recommandée AR voire par acte d'huissier de justice. Plus solennelle que les courriers précédents, la mise en demeure augmente vos chances de vous faire payer car votre débiteur peut, à ce stade, craindre l'action en justice que vous êtes susceptible d'engager dans la foulée. Et elle fait courir les intérêts de retard.
AGIR EN JUSTICE
Lorsque les méthodes amiables n'ont pas donné de résultat, vous n'avez plus d'autre choix que de saisir la justice. Et attention, ne laissez pas passer le délai pour agir, à savoir, en principe, 5 ans à compter de la date prévue pour le règlement si votre client est un professionnel et 2 ans s'il s'agit d'un particulier !
À ce titre, il existe une procédure rapide, simple et peu coûteuse pour recouvrer votre créance: l'injonction de payer. Elle peut être utilisée dès lors que vous pouvez facilement prouver la réalité de votre créance (contrat, convention d'honoraires, facture ...) et que, de son côté, votre client ne dispose pas d'éléments susceptibles de lui permettre de la contester. En pratique, il vous suffit d'adresser une requête au tribunal compétent en y joignant les pièces justificatives. Si le juge estime que votre demande est fondée, il rendra, quelques jours plus tard, une ordonnance enjoignant votre débiteur de régler la facture et qui vous autorisera, si besoin, à faire saisir ses biens. Faute de pouvoir mettre en œuvre cette procédure, vous devrez alors intenter une action en justice dans les formes habituelles.
Chèque sans provision
Lorsque votre banque vous retourne le chèque d'un client car il est sans provision, demandez à ce dernier d'approvisionner son compte, puis présentez ce chèque à nouveau. Si, dans les 30 jours, le chèque n'est toujours pas payé, la banque vous adressera un certificat de non-paiement que vous notifierez par acte d'huissier au client Et s'il ne paie pas dans les 15 jours, l'huissier vous délivrera un « titre exécutoire» vous permettant de procéder à une saisie.
EN CAS DE DÉPOT DE BILAN
Lorsque l'un de vos clients dépose son bilan, vous devez, pour espérer être remboursé un jour, déclarer les sommes qu'il vous doit auprès du mandataire (en cas de redressement judiciaire) ou du liquidateur judiciaire (en cas de liquidation) dans les 2 mois qui suivent l'ouverture de la procédure collective.
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