Chaque créateur, professionnel indépendant, sait que l'activité qu'il déclare au centre des formalités des entreprises (CFE) au moment de son immatriculation détermine le régime de protection sociale dont il va relever. Il sait aussi que mal nommer l'activité peut entraîner d'autres conséquences: absence d'agrément à exercer une activité qui n'a pas été identifiée, etc.
Pourtant, la pratique démontre que cette déclaration n'est pas suffisamment précise.
Autre point : les données personnelles du déclarant sont souvent négligées. Or, elles sont nécessaires pour la détermination des droits sociaux, en particulier la retraite.
Quelques conseils pour éviter les erreurs les plus courantes dans les démarches engagées auprès des CFE.
Au moment de l'immatriculation au CFE, bien définir l'activité principale
Définir précisément pour être affilié au bon régime
Éviter les terminologies ambiguës
Le Centre national de l'immatriculation commune (CNIC) d'Auray instruit préalablement les liasses de déclaration d'activité adressées au Centre des formalités des entreprises (CFE) dans l'objectif d'immatriculer le non-salarié au régime de protection sociale dont il relève, au vu de l'activité principale qu'il déclare.Bien nommer l'activité exercée est crucial, car une activité mal dénommée peut entraîner une affiliation à un régime de protection sociale erroné.
Par exemple, une personne immatriculée sous l'activité principale « activité juridique» peut être, faute de précision, immatriculée en tant que profession libérale (expert) et affiliée à la section de la CIPAV (caisse interprofessionnelle de prévoyance et d'assurance vieillesse) de la CNAVPL (caisse nationale d'assurance vieillesse des professions libérales) pour son régime de retraite.Si, en réalité, elle exerce la profession d'avocat, elle relève du régime de retraite de la CNBF (caisse nationale des barreaux français), Il lui faut alors entreprendre de nouvelles démarches pour être affiliée au bon régime de retraite et régler les cotisations adéquates.
Dans le même ordre d'idées, une personne immatriculée sous l'activité principale « travail avec des personnes handicapées» est immatriculée au RSI comme exerçant des services à la personne. Selon la nature de l'activité, en effet, les personnes exerçant des services à la personne relèvent soit du régime des artisans (ex. : activité de secrétariat à domicile), soit du régime des commerçants (ex. : activité d'accompagnement en voiture des personnes en difficulté; circ. RSI 2007-84 du 5 juillet 2007).
Si cette personne exerce en réalité une activité de formation auprès des personnes handicapées, son activité principale, sans rapport avec les services à la personne, est celle de « formation enseignement ». Aussi doit-elle relever du régime des professions libérales et être affiliée, pour son régime de retraite, à la section professionnelle de la CIPAV de la CNAVPL.
Les exemples rencontrés dans la pratique pourraient se multiplier : le terme « expert» est trop ambigu. En effet, un expert en diagnostic immobilier (diagnostic d'amiante, etc.) est un commerçant relevant du RSI (régime social des indépendants), mais un expert immobilier est un professionnel libéral affilié à la CIPAV.
Utiliser les sites à disposition du public pour affiner la dénomination ...
Les personnes intéressées (professionnel ou intermédiaire aidant à la déclaration, comme les experts-comptables) peuvent se servir des différents sites Internet décrivant les activités pour utiliser les termes appropriés. Citons, par exemple, le site de la CIPAV, qui dresse une liste des activités relevant de sa section professionnelle (www.cipav.fr) ou celui de guichet entreprise (www.guichet-entreprises.fr), qui diffuse une liste d'activités métier.
Un répertoire des métiers recensant les différentes activités non salariées est en cours d'élaboration. Il nécessite une approbation conjointe des pouvoirs publics et des organismes de protection sociale. Une fois arrêté, ce répertoire des métiers devrait être accessible au grand public.
... mais surtout bien décrire l'activité, en particulier pour les activités émergentes.
Néanmoins, les sites précités ne proposent pas de liste complète, et il existe des professions émergentes pour lesquelles le régime d'affiliation n'est pas encore bien déterminé (ex. : nombreuses activités dans le domaine du « bien être », application de techniques diverses en matière de thérapie, manuelle, psychologie ...). D'où l'importance de bien décrire l'activité principale, car à la réception du dossier, le CNIC a en charge de définir le groupe professionnel à partir de l'activité. De cette qualification dépendra le régime applicable à l'activité (régime de protection sociale, agréments nécessaires à la pratique de l'activité ...).
Le CNIC insiste donc sur les précisions à apporter à la description de l'activité principale: il vaut mieux « prendre le temps nécessaire» en amont pour bien la définir que devoir réparer, par la suite, les conséquences d'une définition trop imprécise.
Bien définir l'activité pour éviter les conséquences « en cascade »
Une fois l'entreprise immatriculée, l'INSEE délivre un code APE se fondant sur l'activité principale.
Si cette dernière est mal définie au départ, le code APE attribué n'est pas «juste» (il peut être rectifié, mais cela nécessite d'autres démarches pour l'entrepreneur). Or, ce code doit être conforme à l'activité exercée pour les besoins de l'entreprise.
Dans certains cas, cela peut conduire à un refus d'agrément. Ce fut le cas, par exemple, de la personne qui s'était immatriculée comme « travaillant avec des personnes handicapées» et qui n'avait pas pu obtenir l'agrément pour dispenser des formations, car elle n'avait pas été immatriculée comme formatrice.
Signalons aussi que le code APE est indiqué sur les bulletins de paye des salariés de l'entreprise, ce qui peut être source de difficultés juridiques, notamment pour l'établissement de leur paye.
Autre point: une affiliation erronée d'un professionnel sera source d'ennuis juridiques en tout genre : contrôle diligenté par les organismes de protection sociale, voire par l'administration fiscale, nouveaux appels de cotisations avec, le cas échéant, application de majorations de retard, éventuellement retards dans les paiements des prestations sociales pour rectifier les données, etc.
Préciser clairement pour réduire les délais d'immatriculation
Cela va sans dire, un dossier comprenant une définition de l'activité principale clairement énoncée est traité plus rapidement. En effet, le CNIC peut instruire les dossiers en 5 jours ouvrés suivant la date de réception du dossier du CFE.
Mais ce délai peut être beaucoup plus long lorsqu'il est nécessaire de diligenter une enquête ...
Préciser aussi la multiactivité
Autre élément à souligner dans la description de l'activité principale : ne pas omettre de mentionner l'exercice -ou l'abandon -d'une autre activité, salariée ou non salariée. Cette information détermine en effet le régime de sécurité sociale chargé de dispenser les prestations de santé (prestations d'assurance maladie).
Dans un premier temps en effet, un salarié qui, tout en continuant à exercer son activité salariée, entreprend une activité non salariée (ex: en tant qu'auto-entrepreneur) doit continuer à percevoir les prestations de la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM). S'il omet de mentionner son activité salariée, il se verra affilié à tort au RSI pour l'assurance maladie et sera invité à choisir un organisme conventionné pour le paiement des cotisations d'assurance maladie (pour les professions libérales) et le service de ses prestations, alors qu'il doit rester rattaché à la CPAM.
À l'inverse, un salarié qui entreprend une activité non salariée et abandonne son activité salariée relèvera bien du RSI, ce qui devra entraîner la fin de son rattachement à la caisse primaire.
Ces modifications ne peuvent pas, sans déclaration de la multiactivité au CFE, être prises en compte. Par la suite, si la double activité est maintenue, la question du régime de rattachement pourra être revue en fonction du temps consacré et les revenus pourront être déterminés selon les activités.
Penser à déclarer la cessation d'activité
Il n'est pas rare que les non-salariés qui cessent leur activité omettent d'en faire la déclaration au CFE.
Or, tant que le non-salarié n'est pas radié, il demeure immatriculé au RSI et redevable des cotisations sociales. Ces dernières, en règle générale, ne sont pas payées, ce qui entraîne des majorations de retard.
Pour éviter de tels appels et rappels de cotisations, le non-salarié (ou son mandataire) doit donc bien penser à déclarer sa cessation d'activité. Certes, désormais, une présomption de cessation d'activité (c. séc. soc. art. L 133-6-7-1) a été instaurée pour remédier à cette situation, mais elle ne joue qu'après deux années sans chiffre d'affaires, recettes ou absence de déclaration de chiffre d'affaires de l'intéressé. Deux années, c'est bien long...
Ne jamais omettre les données « personnelles » pour les droits sociaux
Il peut paraître futile d'indiquer aux déclarants de bien renseigner leurs date et lieu de naissance. Pourtant, il est très courant que ces données soient oubliées ou erronées. En effet, au moment de l'immatriculation, l'intéressé (ou son mandataire) se focalise surtout sur le type d'exercice de l'activité (dénomination, exercice sous forme sociétale, sous quel type de société...), au détriment des données « personnelles» du déclarant et de ses ayants droit. Or, ces données sont nécessaires pour l'établissement des droits sociaux, en particulier pour les droits santé (mise à jour de la carte Vitale avec couverture des enfants, le cas échéant...) et pour les droits à retraite. Une mauvaise date de naissance peut entraîner des problèmes pour l'utilisation de la carte Vitale ou bien retarder la liquidation des droits à pension.
Source : Centre national d'immatriculation commune du RSI
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