Prévisionnel, tableau de bord : des outils de gestion qui vous permettent de piloter au plus près votre activité.
Depuis de nombreuses années, le contexte économique évolue très vite. Et le ciel peut s'obscurcir d'un instant à l'autre. Même les experts les plus reconnus éprouvent les pires difficultés à anticiper nos lendemains économiques, y compris à très court terme. Pour preuve, le coup de frein à la croissance française et mondiale provoqué par une pandémie que personne n'avait vue venir et dont personne n'est encore capable de prévoir l'issue.
C'est pourquoi vous vous trouvez dans l'obligation de piloter votre entreprise au plus près. Et pour vous y aider, il existe des outils de gestion spécifiques qui vous permettent, au jour le jour, d'analyser votre activité et de changer de cap rapidement si cela se révèle nécessaire. Prévisionnel, tableau de bord : voici une présentation des deux outils les plus pertinents pour optimiser votre gestion.
Les comptes prévisionnels
Les comptes prévisionnels – on parle de « budget » dans les grandes entreprises ou de « business plan » pour les créateurs - sont des documents comptables qui sont établis à l'avance, pour les exercices à venir ou pour l'exercice qui va débuter. Ils comprennent à la fois un bilan et un compte de résultat prévisionnels, voire un tableau prévisionnel de trésorerie.
À quoi servent les comptes prévisionnels ?
Le principal intérêt du prévisionnel est de vous permettre de simuler votre activité du point de vue comptable et financier pour l'exercice à venir, l'exercice 2021 en l'occurrence, en fonction de votre ressenti du moment et des objectifs que vous vous fixez, notamment en termes de chiffre d'affaires, de marge et de charges. Ainsi, vous pourrez ensuite comparer en permanence, durant l'exercice 2021, vos réalisations avec les prévisions à l'aide d'un tableau de bord mensuel et, en fin d'exercice, lorsque vous disposerez de vos comptes définitifs.
Comment établir un prévisionnel ?
On peut découper la démarche qui permet d'élaborer les comptes prévisionnels en 6 étapes principales :
1 - La définition des orientations pour l'année : objectif de croissance annuelle, mise en place de nouveaux services, etc.
2 - La définition des moyens nécessaires pour atteindre l'objectif et assurer leur financement : investissements, embauches, souscription d'emprunts, augmentations de capital, etc.
3 - L'évaluation du chiffre d'affaires prévisible en fonction des orientations que vous avez définies et de vos objectifs. Méfiez-vous ici, cette évaluation du chiffre d'affaires doit être réaliste et cohérente avec les capacités de votre structure et ses performances passées.
4 - L'estimation de vos charges prévisionnelles par le listage de l'ensemble des charges de votre entreprise, en les analysant une à une et en portant une attention toute particulière aux plus sensibles.
5 - L'établissement d'un compte de résultat prévisionnel découlant de tous les éléments obtenus lors des étapes précédentes (chiffre d'affaires, investissements et charges, notamment).
Ce compte de résultat prévisionnel peut être présenté sous la forme comptable classique ou sous la forme d'un tableau de soldes intermédiaires de gestion, offrant ainsi une meilleure analyse des chiffres obtenus. Un tableau qui pourra comporter à la fois les données prévisionnelles et celles du dernier exercice clos, et qui fera ressortir leur évolution programmée en pourcentage.
6 - Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle, afin d'anticiper vos besoins, pour les négocier par avance avec vos partenaires financiers si cela se révèle nécessaire. En effet, vous avez tout intérêt à compléter votre approche prévisionnelle comptable par une approche en termes de trésorerie. Autrement dit, à présenter sous la forme d'un tableau à 12 colonnes le détail des entrées et des sorties mensuelles prévisionnelles de trésorerie de l'exercice 2021 afin de faire apparaître l'évolution de la trésorerie prévisionnelle cumulée chaque fin de mois.
5 raisons d’établir un prévisionnel
1- Pour chiffrer les objectifs à atteindre.
2- Pour estimer la viabilité d’un projet (lancement d’une nouvelle activité, de nouveaux services, conquête d’un nouveau marché, acquisition de biens immobilier ou d’équipement...).
3- Pour estimer, le plus précisément possible, les besoins financiers à mobiliser pour l’exercice à venir.
4- Pour identifier le risque de difficultés financières afin de les régler de manière anticipée et non « le couteau sous la gorge » (négociation de facilités de caisse, obtention d’un emprunt, report d’un projet...).
5- Pour disposer d’un référentiel auquel vous pourrez comparer, chaque mois, les résultats recueillis dans votre tableau de bord.
Le tableau de bord
Le tableau de bord complète idéalement le prévisionnel. Il s'agit d'un document mensuel d'information financière établi dans des délais très brefs (dans les 8-10 jours maximum qui suivent la fin du mois considéré). Il vous permet de suivre au plus près l'évolution de votre activité et de disposer chaque mois d'une estimation du « score » réalisé par votre entreprise.
À quoi sert le tableau de bord ?
Le tableau de bord est un outil qui vous permet de piloter au jour le jour votre activité et de connaître, dans les meilleurs délais, tous les éléments nécessaires à une prise de décision efficace, voire à un changement de cap qui viendrait s'imposer. Il repose sur une procédure de remontée systématique et périodique de données comptables et financières, qui vous permet de mieux apprécier les résultats et l'évolution de votre activité.
Concrètement, grâce à ce tableau de bord, vous pourrez être informé de vos performances au fil de l'eau durant l'exercice 2021, sans attendre la clôture annuelle qui vous permettra, elle, de connaître avec précision votre performance comptable.
Comment mettre en place un tableau de bord ?
La mise en place d'un tableau de bord nécessite de repérer au préalable les indicateurs les plus pertinents de l'évolution de votre activité et les clignotants qui traduisent le mieux les évolutions anormales.
Les indicateurs à retenir sont ceux qui, à la fois, offrent une information essentielle et sur lesquels il est possible de mener une action corrective efficace (nombre de demandes de devis, montant des carnets de commandes, taux de transformation des rendez-vous commerciaux, par exemple).
En pratique, les éléments qu'il convient de contrôler diffèrent selon la nature de votre activité, ou selon la fonction exercée par le destinataire du document.
Comment présenter le tableau de bord ?
Votre tableau de bord peut être synthétisé ou se résumer à un suivi d'activité vous permettant d'obtenir chaque fin de mois une approche suffisamment fine du résultat mensuel.
On distingue traditionnellement dans ce document de synthèse 3 grands types de données:
- le chiffre d'affaires, qui est reporté mois après mois en fonction des réalisations du mois;
- les charges sensibles, celles qui peuvent varier avec l'activité, qui seront auscultées de très près;
- les charges fixes, qui pourront être suivies par « abonnement », c'est-à-dire par fractions mensuelles de la charge annuelle (par exemple, la contribution économique territoriale).
Soignez la forme du tableau de bord
• Évitez de choisir trop d'indicateurs, sinon votre tableau de bord deviendra rapidement illisible, et donc inutile.
• N'hésitez pas à mettre en valeur les indicateurs les plus pertinents en jouant sur leur taille et leur couleur.
• Marquez visuellement l'entrée d'un indicateur dans une zone d'alerte (alarme visuelle, couleur, apparition d'une icône dédiée...).
• Ne vous contentez pas de chiffres, établissez des courbes, des camemberts, des graphiques, car ils facilitent la lecture et la compréhension du tableau de bord et des tendances qui s'en dégagent.
• Si vous partagez votre tableau de bord avec vos principaux collaborateurs, n'hésitez pas à les impliquer dans sa conception, sur le fond comme sur la forme.
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