Initié le 11 mai dernier, le déconfinement a constitué une étape vers un retour à la normale mais non la fin de la crise sanitaire. En attendant, nous devons nous réorganiser afin d'être à même de profiter de la reprise dès qu'elle se profilera. Détail des actions à mener.
1. Bien gérer les congés payés d'été
Comme chaque année, et malgré la crise actuelle, vous devez organiser les congés d'été de vos salariés. Ces congés devant, sauf accord collectif prévoyant une période différente, être pris entre le 1er mai et le 31 octobre. Il convient donc de planifier les départs en congés de vos salariés afin de ne pas vous retrouver en sous-effectif lorsque l'activité battra son plein.
Et sachez que, sous réserve d'y être autorisé par un accord de branche ou un accord conclu au sein de votre entreprise, vous pouvez imposer à vos salariés des jours de congés payés ou modifier les dates déjà posées. Une possibilité limitée à 6 jours ouvrables maximum et soumise à l'information du salarié au moins un jour franc avant (par exemple, le 8 juin pour un premier jour de congé imposé le 10 juin).
2. Adapter votre offre pour mieux rebondir
Face à cette crise sans précédent, de nombreuses entreprises sont amenées à repenser leur offre. L'enjeu étant d'intégrer les évolutions de comportement de leurs clients induites par cette épidémie. Deux éléments majeurs doivent être pris en compte : les règles de distanciation sociale et l'appréhension de contracter la maladie.
Tant que le virus circulera dans notre pays, la « vie d'avant » ne pourra pas reprendre. En attendant son retour, il peut être opportun de faire évoluer son offre commerciale à la lumière de ces nouvelles contraintes, dans l'objectif de garder ses clients et même d'en conquérir de nouveaux.
Plusieurs pistes peuvent être suivies à cette fin : accélérer sa digitalisation, développer de nouveaux services à distance, changer de mode de communication pour resserrer le lien, repenser les conditions d'accueil des clients ... Beaucoup d'entreprises ont déjà fait évoluer leurs pratiques avec succès (cf. ci-après). Il ne faut pas hésiter à s'en inspirer.
Ils ont évolué pour faire face à la crise
Des repas en livraison ou à emporter : pour résister aux fermetures administratives puis aux restrictions d’accueil, de nombreux restaurateurs ont transformé leurs établissements en points de retrait pour des commandes passées en ligne et/ou proposent une livraison sans contact à domicile.
La téléconsultation et les actes à distance : pour limiter l’affluence au sein de leur cabinet, certains professionnels de santé (médecins, sages femmes, orthophonistes, kinésithérapeutes...) ont développé la prise en charge de leurs patients par visioconférence dans le cadre des téléconsultations, du télésoin et du télésuivi.
Des formations 100 % en ligne : face à la crise du Covid-19, certains acteurs ont fait évoluer leurs offres pour proposer des cours collectifs (langues étrangères, activités sportives et culturelles..) à suivre à distance, grâce au web.
Des « drives fermiers » en circuit court : à l’heure où certains consommateurs évitent les grandes surfaces, de nombreux agriculteurs ont choisi de développer la vente directe en proposant des paniers de fruits ou de légumes à retirer directement à la ferme.
Une création artisanale réorientée : l’épidémie du Covid-19 ayant créé des besoins spécifiques, certains artisans-commerçants (ateliers de couture, notamment) ont pris l’initiative de fabriquer et de commercialiser des masques en tissu « grand public » ; d’autres, grâce à des imprimantes 3D, se sont lancés dans la fabrication de pièces détachées pour les hôpitaux.
3. Privilégier les communications à distance
Même si le déconfinement a débuté il y plusieurs semaines, il faudra attendre la fin de l'épidémie pour pouvoir à nouveau réunir plusieurs personnes dans un même bureau. Sans parler des difficultés qui perdurent pour voyager à l'étranger.
Pour continuer à échanger avec ses clients, où qu'ils se trouvent, de manière conviviale et pratique, il faut donc passer par des outils de visioconférence. Assez peu utilisés par les TPE-PME avant la crise du Covid-19, ils ont démontré leur efficacité en permettant à des millions de salariés en télétravail de continuer à travailler avec leurs équipes, mais également avec leurs clients. Quelquefois proposés gratuitement (en version limitée ou d'essai), comme Zoom, Skype ou Google Meet, ou intégrés dans un pack bureautique, comme Microsoft Teams (Office 365), ils permettent de réunir plusieurs dizaines de participants qui vont pouvoir se parler, se voir, échanger des commentaires et partager des documents via une messagerie instantanée. Leur efficacité et leur convivialité sont telles qu'ils devraient rester largement utilisés par les entreprises bien après la fin de cette crise.
4. Revoir vos prévisions budgétaires
La crise économique engendrée par le confinement impactera fortement l'exercice 2020 des entreprises, et ce dans de nombreuses branches d'activités. Il est donc essentiel que vous puissiez vous arrêter quelques heures avec votre conseil habituel pour réviser votre prévisionnel 2020. Une révision qui s'appuiera forcément sur votre ressenti d'aujourd'hui, malgré les très nombreuses incertitudes qui demeurent sur la date et la vigueur de la reprise. Incertitudes qui vous obligeront peut -être à mettre de nouveau à jour à la rentrée de septembre ou en octobre ces prévisions.
Pour mettre en œuvre ce premier révisé, vous devrez procéder à plusieurs ajustements, notamment :
- intégrer à votre prévisionnel et à votre tableau de suivi d'activité 2020 les performances réalisées au cours des premiers mois de l'année ;
- évaluer le rythme de la reprise de votre activité et donc du redécollage de votre chiffre d'affaires en posant une hypothèse qui se devra d'être la plus réaliste et raisonnable possible ;
- ensuite, il faudra intégrer au révisé les éventuelles économies engendrées par la mise en place d'un plan d'activité partielle qui vous aura permis d'économiser une partie de votre masse salariale de l'année et qui ne seraient pas comprises dans les performances réalisées en début d'exercice.
Dans le même ordre d'idées, un plan d'économies pourra être décidé, qui compensera une partie des pertes de recettes, mais qui ne devra pas obérer vos développements.
Une fois ce travail accompli, vous aurez en main votre prévisionnel de l'année révisé des conséquences passées et futures de la crise que nous traversons, telles que vous pouvez les prévoir à date.
Et si cela ne vous suffit pas et que vous souhaitez disposer d'une photographie plus complète et précise de l'impact passé de la crise sur votre activité, vous pourrez demander à votre conseil habituel de procéder à un arrêté intermédiaire de votre activité, au 30 juin ou au 30 septembre, par exemple. Ce qui vous permettra de connaître de façon très précise le retard que vous aurez à essayer de combler sur la seconde partie de l'année.
5. Anticiper vos futurs besoins de trésorerie
Une fois votre prévisionnel et votre tableau de bord mis à jour, ou une situation intermédiaire arrêtée, vous pourrez décliner vos prévisions en termes de besoins de trésorerie. Et si cela n'a pas encore été fait, ou si vos besoins ont été sous-évalués dans un premier temps, solliciter un prêt garanti par l'État (un PGE) auprès de votre banquier. Rappelons que peuvent bénéficier de cette garantie de l'État, jusqu'au 31 décembre prochain, les entreprises de toutes tailles, quelle que soit leur forme juridique. Ces prêts pouvant représenter jusqu'à 3 mois de chiffre d'affaires. Quant au remboursement, il sera différé d'un an et la durée du remboursement pourra aller de 1 à 5 ans.
En pratique, pour obtenir un PGE, vous devez effectuer une demande de prêt auprès d'une banque, obtenir le pré-accord de la banque puis transmettre à Bpifrance, via sa plate-forme (attestation-pge.bpifrance.fr), votre demande d'attestation de garantie. Il ne vous reste plus qu'à communiquer cette attestation à la banque afin qu'elle vous verse le prêt.
Et n'hésitez pas à solliciter votre conseil habituel pour vous aider à constituer votre dossier et à mener à bien vos démarches. Ce dernier pourra aussi vérifier que tous vos besoins de trésorerie futurs sont bien couverts, y compris en termes de BFR (besoin en fonds de roulement), le besoin de trésorerie finançant votre cycle d'exploitation, notamment le besoin découlant du décalage existant parfois entre la date des règlements clients et celle du paiement des fournisseurs. En effet, dans de nombreux cas, c'est la reprise de l'activité qui générera des besoins de trésorerie !
6. Remotiver les équipes
Qu'on le veuille ou non, la crise du Covid-19 aura de fortes incidences sur les comptes. Aussi est -il fortement conseillé de revoir les critères de calcul de rémunération variable de vos collaborateurs. Assis sur des prévisions bâties avant la crise, les objectifs ne pourront être atteints.
Dans ces conditions, il semble difficile de remotiver les troupes, notamment celles ayant une action commerciale, dont le rôle de conquête sera absolument déterminant pour relancer l'activité de votre entreprise. Vous devez donc réviser les clauses d'intéressement de vos collaborateurs, et leur refixer des objectifs atteignables après avoir procédé à votre révisé budgétaire.
Heures supplémentaires
Depuis le 1er janvier 2019, les salariés ne paient pas d'impôt sur le revenu sur la rémunération, qui ne dépasse pas 5 000 € net par an, des heures supplémentaires el des heures complémentaires qu'ils effectuent.
Ce plafond annuel d'exonération est porté à 7 500 € pour les heures supplémentaires et complémentaires réalisées entre le 16 mars 2020 et le 10 juillet 2020.
Protéger vos salariés et vos clients
Vous devez protéger la santé de vos salariés et de vos clients présents dans votre structure. À cette fin, vous devez faire appliquer les gestes barrières et les règles de distanciation physique : au moins un mètre entre chaque personne, un espace personnel suffisant pour chacun, un sens de circulation à suivre ...
Vous pouvez également imposer le port du masque quand la distanciation d'un mètre ne peut pas être respectée.
Commander des masques
Sur la plate-forme masques-pme.laposte.fr, mise en place par les pouvoirs publics avec l'appui de La Poste, les entreprises peuvent directement passer une commande de masques « grand public» en tissu, fabriqués dans le respect des spécifications fixées par les autorités sanitaires.
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