Si l'utilisation intensive du papier dans les bureaux pose un problème écologique évident, celle des courriels n'est pas non plus sans effet sur l'environnement. Un usage raisonné de ces supports et de ces outils doit donc être adopté par les professionnels qui souhaitent amorcer leur transition écologique.
N'imprimer que ce qui doit l'être
Le constat dressé par l'Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie (Ademe) est amer : 25 % des documents sont jetés après leur impression et 16 % ne sont jamais lus. Sans bouleverser nos méthodes de travail, il est ainsi possible de réduire drastiquement la consommation de papier en n'imprimant que ce qui est nécessaire. Autrement dit, les seuls documents qui ont vocation à être régulièrement consultés. Pour les autres, une lecture sur l'écran reste écologiquement moins néfaste.
En outre, l'impression elle-même doit être maîtrisée. Pour nous y aider, l'Ademe nous livre un certain nombre de conseils dans son guide « Écoresponsable au bureau » (disponible gratuitement sur son site www.ademe.fr). Elle nous invite à optimiser la mise en page des documents imprimés en supprimant les images inutiles, les espaces vides, les publicités, etc. Il convient, en outre, là encore dans le but d'économiser le papier, mais également l'encre et l'énergie dépensées par les machines, d'imprimer les documents recto-verso et en noir et blanc. Réutiliser les feuilles déjà imprimées sur une face, voire imprimer plusieurs pages sur la même feuille, est également fortement conseillé par l'agence.
Enfin, sortir les imprimantes des bureaux individuels pour les rendre collectives a généralement une influence déflationniste sur le nombre de documents imprimés.
Acheter du recyclé et trier les déchets papier
Produire une feuille de papier recyclé consomme trois fois moins d'énergie et d'eau que de produire une feuille à partir d'une fibre vierge, rappelle l'Ademe. Préférer ce type de papier s'inscrit donc dans une démarche écoresponsable. Pour autant, les papiers à fibre vierge ne doivent pas être proscrits pour peu qu'ils soient issus de forêts gérées durablement. Pour en être certain, il convient de n'acheter que les productions labélisées : l'Écolabel EU (la fleur européenne), le Nordic Écolabel, l'Ange bleu, le PEFC ou encore les FSC, FSC mixte ou FSC recyclé. Sans surprise, opter pour des toners d'encre recyclés est également conseillé.
Mais le réflexe du recyclé ne doit pas influencer nos seules habitudes d’achat. Il doit aussi faire évoluer nos pratiques de gestion des déchets de la ligne papier et impressions. Sur ce point, il convient d'ailleurs de rappeler que, depuis 2018, toutes les entités professionnelles (entreprises, établissements, regroupements d'entreprises sur un même site) réunissant plus de 20 personnes sont dans l'obligation de trier leurs déchets papier (art. D 543-285 et suivants du Code de l'environnement). Cette obligation concerne les impressions, les livres, les publications de presse, les articles de papeterie façonnés, les pochettes postales, le carton, etc.
Dans les faits, le plus simple consiste à mettre à la disposition de chaque collaborateur et à côté de chaque imprimante une corbeille dédiée au papier. Réutiliser les cartons de ramettes pour jouer le rôle de ces fameuses corbeilles s'inscrit parfaitement dans cette démarche. Une feuille de papier pouvant être recyclée jusqu'à sept fois et une feuille de carton jusqu'à dix fois, précise l'Ademe.
Bannir les envois inutiles de courriels
Comme avec les impressions papier, la première chose à faire en matière de gestion des courriels est d'identifier les situations de gaspillage et de les bannir. Cela se traduit avant tout par la suppression des envois inutiles. Il peut, par exemple, s'agir du célèbre « répondre à tous » qui, le plus souvent, est injustifié, du mail de confirmation de réception d'un autre mail ou de courriels envoyés en « copie » à des personnes qui ne sont pas concernées par le message.
Ensuite, il est conseillé de prendre en compte le poids des courriels, partant du principe que plus le volume d'informations contenu est important, plus leur impact sur l'environnement est élevé. On devra ainsi chasser des courriels les pièces jointes inutiles et préférer des fichiers compressés ou en basse définition (images, PDF ...). Une image en basse définition doit également être choisie pour le logo de signature automatique du courriel. En outre, il convient d'éviter de répondre à son interlocuteur en lui renvoyant les pièces jointes qu'il vient de nous faire parvenir.
Enfin, le stockage, notamment sur des serveurs de messagerie distants, étant également énergivore (25 % des gaz à effet de serre produits par le numérique le sont par les seuls data centers, rappelle l'Ademe), il est impératif de supprimer de ses boîtes de réception et d'envoi tous les courriels ayant déjà été traités.
Faire durer les machines
Près de la moitié (47 %) des gaz à effet de serre générés par les activités du numérique provient de la fabrication, de l'usage et du traitement en déchet des smartphones, ordinateurs, tablettes et autres GPS. Aussi, étendre leur cycle de vie s'impose. Cela revient, d'une part, à les utiliser plus longtemps (réparer plutôt que changer, entretenir correctement ...) et, d'autre part, en fin de vie professionnelle, s'ils fonctionnent encore mais ne répondent plus aux besoins, à les proposer à des ateliers de reconditionnement qui, après les avoir restaurés, les remettront sur le marché.
Pour des pauses écolos
Les gobelets jetables constituent une source de pollution importante. Aussi, pour les faire disparaître, pourquoi ne pas offrir à chacun de vos collaborateurs une tasse ou un mug ?
Les nouvelles technologies et leur impact sur l'environnement
Dans son guide « La face cachée du numérique », l'Ademe dresse un bilan des impacts écologiques des nouvelles technologies et présente un ensemble de bonnes pratiques. Ce guide est téléchargeable sur le site de l'agence www.ademe.fr
Conduire le changement
Pour réussir, la transition écologique doit faire partie de la culture de l’entreprise, de ses valeurs et ainsi être portée par l'ensemble des collaborateurs, mais également des dirigeants. À défaut, elle ne sera vécue que comme une simple mesure d'économie et peinera à s'imposer, voire sera brutalement rejetée. Aussi convient-il de faire de son adoption un véritable projet d'entreprise défendu par la direction et mis en œuvre avec une approche de conduite du changement.
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