Actualités Générales Accueillir un stagiaire

Les stages obéissent à des règles strictes que vous devez bien maîtriser pour éviter toute sanction.

Le stage est une période pendant laquelle un élève (préparant un diplôme de l'enseignement technologique) ou un étudiant (universitaire, ingénieur ...) se rend dans une entreprise, un cabinet libéral, une association ou tout autre organisme afin d'acquérir des compétences professionnelles en rapport avec ses connaissances théoriques. Et ce, dans l'objectif d'obtenir un diplôme et de favoriser son insertion professionnelle. Mais attention, ces périodes de stage en milieu professionnel obéissent à une règlementation stricte que vous devez bien maîtriser avant d'accueillir un stagiaire.

Quelles formalités ?

La convention de stage

Tout stage doit faire l'objet d'une convention tripartite entre votre entreprise, le stagiaire et son établissement d'enseignement.
En pratique, cette convention est signée par le stagiaire (s'il est mineur, par son représentant légal), par l'établissement d'enseignement et son enseignant référent, par son tuteur désigné au sein de votre entreprise et par vous-même, en votre qualité d'employeur.
Généralement élaborée à partir d'une convention type établie par l'établissement d'enseignement, elle mentionne notamment les dates de début et de fin du stage, sa durée globale, la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou pendant les jours fériés, le montant de la gratification qui lui est allouée ainsi que l'intitulé de sa formation, les compétences à acquérir et les activités qui lui sont confiées.
Et attention, gardez à l'esprit qu'une convention de stage ne peut pas être conclue en vue de l'exécution d'une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent au sein de l’entreprise ni pour faire face à un accroissement temporaire de son activité, occuper un emploi saisonnier ou remplacer un salarié absent (pour congés payés, par exemple). En effet, dans un tel cas, le stagiaire pourrait saisir le conseil de prud'hommes pour demander la requalification de sa convention de stage en contrat de travail. L'Urssaf dispose aussi de ce pouvoir, avec, à la clé, un redressement de cotisations sociales.

Le registre du personnel

Le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, vous n'avez pas à effectuer de déclaration préalable à l'embauche. Cependant, vous devez l'inscrire dans une rubrique spécifique de votre registre unique du personnel (nom et prénom du stagiaire, dates de début et de fin du stage, lieu de présence, nom et prénom du tuteur).
Et au terme du stage, vous devrez lui délivrer une attestation mentionnant la durée effective globale de son stage et, le cas échéant, le montant de la gratification qui lui a été versée.

Combien de stagiaires ?

Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément au sein de votre entreprise est limité.

Cette limite s'établit, pour une même semaine civile, à :

• 15 % de votre effectif (arrondi à l'entier supérieur) si votre entreprise compte au moins 20 salariés (soit, par exemple, 5 stagiaires maximum par semaine civile pour un effectif de 30 personnes et 6 stagiaires maximum pour un effectif de 40 personnes) ;
• 3 stagiaires si votre entreprise compte moins de 20 salariés.

Exception : s'agissant des formations en milieu professionnel obligatoires dispensées notamment dans les lycées professionnels, l'autorité académique dont dépend votre entreprise peut porter ce quota à 20 % de l'effectif des entreprises qui emploient au moins 30 salariés et à 5 stagiaires pour ceux qui en emploient moins de 30.

A noter : 1 pour 3

Vous êtes tenu de désigner, parmi votre personnel, un tuteur chargé de l'accueil et de l'accompagnement du stagiaire. Un tuteur qui ne peut pas encadrer simultanément plus de 3 stagiaires.

Quelle durée maximale ?

Un stagiaire ne peut pas effectuer un stage d'une durée de plus de 6 mois par année d'enseignement au sein de votre entreprise. Cette durée étant calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire.

A ce titre, sachez que :

• chaque période de 7 heures de présence, consécutives ou non, équivaut à un jour de stage ;
• et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, équivaut à un mois de stage.

La durée maximale de 6 mois de stage correspond donc à 924 heures de présence effective.

Un délai entre deux stagiaires

Deux stagiaires peuvent se succéder sur un même poste à condition, qu'un délai de carence 1/3 de la durée du premier stage soit respecté (exemple : après un stage de 6 mois, le délai de carence sur le même poste est de 2 mois). Cependant ce délai ne s'applique pas lorsque le stage a été interrompu par le stagiaire avant son terme.

Quelle gratification minimale ?

Pour les stages de plus de 2 mois

Vous devez verser une gratification minimale à l'élève ou à l'étudiant qui effectue un stage dont la durée excède :
- 2 mois consécutifs ;
- 2 mois, consécutifs ou non, au cours d'une même année scolaire ou universitaire.
Votre stagiaire doit bénéficier d'une gratification dès lors que son temps de présence au sein de l’entreprise dépasse 308 heures.

Le montant de la gratification

La gratification horaire minimale accordée aux stagiaires est fixée à 4,35 € en 2024 (15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale), sauf montant plus élevé prévu par votre convention collective. Cette gratification est versée mensuellement. Elle est due à compter du premier jour du premier mois de stage et non à l'issue du stage. Elle se calcule en multipliant la gratification horaire minimale par le nombre d'heures de stage réellement effectuées par le stagiaire au cours du mois. Toutefois, elle peut être lissée sur la totalité de la durée du stage.

Exemple : soit un stagiaire présent dans votre entreprise 140 heures le premier mois (gratification de 609 €), 150 heures le deuxième mois (gratification de 652,50 €) et 154 heures le troisième mois (gratification de 669,90 €). Vous avez la possibilité de lisser le montant total de sa gratification, soit 1931,40 €, sur ces 3 mois, et donc lui octroyer une gratification mensuelle de 643,80 €.

Une exonération de cotisations sociales

La gratification échappe aux cotisations et contributions sociales (cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, contribution de solidarité pour l'autonomie, Fnal, CSG-CRDS et versement mobilité), dans la limite seulement, du montant de la gratification minimale allouée au stagiaire (4,35 € de l'heure).
De ce fait, la part de la gratification qui excède ce minimum est soumise à cotisations sociales (à l’exception : cotisation d'assurance chômage, contribution au dialogue social, cotisations de retraite complémentaire et cotisation AGS).

Quels droits pour les stagiaires ?

Application des règles relatives aux durées maximales de travail, aux durées minimales de repos, aux jours fériés et au travail de nuit. En outre, vos stagiaires ont droit aux congés et autorisations d'absence liés à la grossesse, à la paternité et à l'adoption selon les mêmes modalités que vos salariés.
Pour les stages de plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absences (congés pour mariage, pour décès d'un proche ...).
Vos stagiaires doivent également bénéficier des éventuels titres-restaurant que vous accordez à vos salariés ainsi que de la prise en charge de leurs frais de transport en commun.

Règles spécifiques

Peuvent déroger au régime général : les stages effectués dans des entreprises relevant des professions réglementées (avocats, externes en médecine ...).

Embauche dans le cadre d’un contrat de travail après un stage

Si vous engagez un stagiaire dans les 3 mois suivant la fin de son stage réalisé lors de sa dernière année d'études, la durée de ce stage doit être déduite de la période d'essai, sans que plus de la moitié de la durée de cette période soit réduite (sauf dispositions conventionnelles plus favorables). Sachant que cette limitation ne s'applique pas lorsque l'embauche porte sur un emploi en correspondance avec les missions confiées au stagiaire, la totalité de la durée du stage étant alors déduite de la période d'essai.

Sanction en cas de non-respect des règles relatives au stages

Elle se porte à 2000 € maximum par stagiaire concerné en cas d’infraction liée :

• aux durées maximales de présence et durées minimales de repos
• au nombre maximal de stagiaires accueillis simultanément dans l’entreprise
• à la désignation d’un tuteur (un salarié de l’entreprise ou le chef d’entreprise)
• au décompte du temps de présence des stagiaires au sein de l’entreprise