Actuellement, vos salariés s'acquittent de l'impôt sur le revenu directement auprès de l'administration fiscale. À compter du 1er janvier 2019, vous devrez, en tant qu'employeur, prélever cet impôt, chaque mois, sur le montant net imposable de leurs rémunérations pour le reverser à l'État.
Comment allez-vous mettre en place ce prélèvement à la source (PAS) ? Quel sera l'impact de la réforme pour vos salariés? Premier tour d'horizon.
LE TAUX DE PRÉLÈVEMENT
UN TAUX PERSONNALISÉ
À l’occasion de la déclaration de revenus de 2017, l'administration fiscale va calculer le taux de prélèvement qui s'appliquera aux salaires de vos employés à partir de 2019. Ce taux, dit «personnalisé », est déterminé par foyer fiscal et tient compte de la situation familiale, des revenus et des charges du salarié, mais pas de ses réductions et crédits d'impôt.
Il se calcule à partir de la formule savante suivante: [IR x (RNI PAS / RNI)] / R.
- IR correspondant à l'impôt avant réductions et crédits d'impôt;
- RNI PAS au revenu net imposable entrant dans le champ d'application du prélèvement ;
- RNI au revenu net global imposable;
- et R aux revenus soumis au prélèvement (avant déduction des frais professionnels).
Exemple: un couple marié a déclaré, pour 2017, des salaires de 20 000 € et 25 000 €, des revenus mobiliers (sans abattement) de 2500 € et une réduction d'impôt de 1 250 €. Étant précisé que les revenus mobiliers n'entrent pas dans le champ d'application du PAS.
- Salaires après déduction des frais professionnels (10 %) : 40 500 € ;
- Impôt sur le revenu avant réduction d'impôt = 3 274 € ;
- Taux du PAS: [3274 x 40 500 / (40 500 + 2 500)] / (20 000 + 25 000) = 6,85 %.
Et attention, ce taux de 6,85 % ne tient pas compte des réductions et crédits d'impôt. Il générera donc un prélèvement plus élevé que celui que vos salariés auraient connu si le régime actuel de la mensualisation avait été conservé.
Les réductions et crédits d'impôt ne seront régularisés qu'en septembre de l'année suivante. Un effet négatif sur la trésorerie de vos salariés qui ne sera que partiellement corrigé par le versement, en mars de chaque année, d'un acompte de 30 % des crédits d'impôt relatifs aux frais de services à la personne et de garde de jeunes enfants obtenus l'année précédente.
DES OPTIONS POSSIBLES
Le taux ressortant de la formule de calcul ne sera pas forcément appliqué. En effet, les couples mariés ou pacsés, soumis à imposition commune, pourront opter pour des taux différenciés afin de prendre en compte d'éventuelles disparités de revenus.
Quant aux salariés qui ne souhaiteront pas que leur taux personnalisé soit connu de leur employeur, ils auront aussi la possibilité de choisir un taux « non personnalisé ». Celui-ci sera déterminé sur la base de la seule rémunération versée par l’employeur, en fonction d'une grille de taux, correspondant au revenu d'un célibataire sans enfant, publiée par l'administration. Étant précisé que si ce taux conduit à un prélèvement moins important que le taux personnalisé, le salarie devra régler la différence directement auprès de l'administration fiscale.
Point important, les salariés devront demander ces changements de taux auprès de l'administration fiscale, et non de l'employeur.
Et la déclaration de revenus ?
Chaque année, vos salariés continueront de souscrire une déclaration de revenus.
L'administration fiscale calculera l'impôt définitif sur leurs revenus de l'année précédente et percevra le paiement du solde de l'impôt ou procédera à la restitution d'un éventuel trop versé. Elle actualisera également le taux du PAS, applicable à partir de septembre de l'année en cours jusqu'en août N + 1.
Point important: à aucun moment l'employeur n'a de rôle à jouer dans ces régularisations.
2018, ANNÉE BLANCHE
En 2018, vos salariés vont payer l'impôt sur leurs salaires de 2017. En 2019, ils s'acquitteront de l'impôt sur les salaires de 2019. Pour éviter un double prélèvement, l'impôt sur les salaires de 2018, normalement dû en 2019, sera, en principe, neutralisé par un crédit d'impôt.
L'INFORMATION DES SALARIÉS
Vos salariés auront bientôt connaissance de leur taux de prélèvement et des options possibles lors de leur déclaration de revenus en ligne ou au moment de la réception de leur avis d'imposition. Une communication qui suscitera par la suite de nombreuses questions.
Afin d'éviter la multiplication des sollicitations, il est fortement recommandé d'informer sans attendre vos salariés sur l'instauration du PAS et ses conséquences pratiques, même si vous n'avez aucune obligation légale en la matière. Vous pourrez ainsi leur rappeler que leur interlocuteur pour toute question fiscale reste la DGFiP !
3 MOIS D'ESSAI
Le taux de prélèvement applicable à chaque salarié vous sera transmis par l'administration fiscale via la déclaration sociale nominative (DSN). Plusieurs modifications doivent donc être apportées à votre logiciel de paie. Vous devez en conséquence vous assurer dès à présent que votre éditeur est engagé dans ce chantier afin d'être opérationnel dans les délais. Anticiper l'adaptation de votre logiciel de paie vous permettra également de réaliser une préfiguration du PAS, c'est-à-dire une simulation du montant du prélèvement sur les bulletins de paie de vos salariés.
Concrètement, si votre logiciel est adapté au PAS à l'été 2018, vous pourrez recevoir, dès septembre 2018, les taux de prélèvement de vos salariés et simuler le PAS sur les bulletins de paie des mois d'octobre, novembre et décembre 2018. Une anticipation conseillée afin, d'une part, de vérifier l'efficacité de votre logiciel de paie et, d'autre part, de sensibiliser vos salariés à la réforme.
Nouvelles mentions sur le bulletin de paie
Le prélèvement devra apparaître sur le bulletin de paie de vos salariés. En pratique, devront figurer la rémunération nette avant et après prélèvement, le taux et le montant du prélèvement ainsi que la nature du taux (personnalisé ou non).
LA MISE EN OEUVRE
Prélever la retenue à la source en appliquant le taux de prélèvement du salarié et la reverser au fisc relèvera de votre responsabilité. En pratique, vous recevrez le taux de prélèvement de chacun de vos salariés via le « compte rendu métier» (CRM) qui vous sera retourné suite au dépôt de votre DSN. Si aucun taux n'est transmis, vous devrez utiliser la grille de taux par défaut. Le taux de chaque salarié devra ensuite être appliqué à son salaire net imposable. Puis vous devrez reverser le prélèvement à l'administration quelques jours après le paiement du salaire. Ce délai sera variable selon la taille de votre structure. Ainsi, les reversements devront intervenir :
- le 8 du mois suivant pour les entreprises de plus de 50 salariés dont la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 5 du mois ;
- le 18 du mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés dont la date limite de dépôt de la DSN est fixée au 15 du mois.
Par exception, les entreprises de moins de 11 salariés pourront, sur option, procéder à un reversement trimestriel. Dans cette optique, vérifiez, avant la fin de l'année, que vous avez déclaré sur le site impots.gouv.fr, dans votre espace professionnel, les coordonnées bancaires du compte que vous utiliserez pour le reversement du prélèvement. Et pensez aussi à adresser à votre banque le mandat Sepa correspondant, complété et signé.
ATTENTION AUX SANCTIONS !
Différentes majorations et amendes sanctionneront les retards, les insuffisances et le défaut de versement de la retenue à la source. Par exemple, en cas d'erreur dans la collecte du prélèvement, une amende de 5 % du prélèvement omis sera encourue, et ne pourra être inférieure à 250 €.
Comme vous pouvez le constater, votre nouveau rôle de collecteur de l'impôt nécessite de bien se préparer en amont. N'hésitez pas à contacter vos conseils habituels pour qu'ils vous aident dans vos démarches.
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