Actualités Fiscales Frais de déplacements d'une infirmière libérale

Une illustration jurisprudentielle des difficultés encourues par les professionnels libéraux dont l'activité est non sédentaire pour prouver leurs déplacements professionnels lorsqu'ils ne tiennent pas un agenda ou un cahier permettant le décompte du kilométrage professionnel.

La détermination du kilométrage professionnel constitue le principal point remis en cause lors de contrôles fiscaux des professionnels libéraux titulaires de BNC, particulièrement lorsqu'ils choisissent les indemnités kilométriques et doivent déterminer eux-mêmes la distance professionnelle parcourue servant de base à la déduction fiscale. Mais nous rappelons que cela est aussi valable pour les professionnels déduisant des frais réels de véhicules.

• Lorsque l’exercice professionnel est sédentaire dans un cabinet, la production d’un document indiquant, de préférence mensuellement, le produit du kilométrage d’un aller-retour quotidien par le nombre de jours travaillés, auquel sont ajoutés les autres déplacements professionnels exceptionnels (formations…), est généralement suffisante.

Les professionnels dont le domicile est distant de plus de 40 kilomètres du cabinet doivent indiquer les raisons retenues justifiant les déductions supplémentaires.

• Pour les professions par nature non sédentaires (infirmières, agents commerciaux…) ou nécessitant des déplacements fréquents en dehors du cabinet (architectes, avocats…), il est recommandé d’enregistrer quotidiennement sur un cahier ou sur un agenda les déplacements professionnels retenus, en mentionnant la nature du déplacement, les clients, patients ou fournisseurs visités ainsi que le nombre de kilomètres parcourus. A cet effet vous trouverez dans votre Espace adhérent, à la rubrique « Conseils et Guides pratiques pour vous assister et vous aider à compléter vos docu­ments » et en cliquant sur « Aides et outils pour finaliser ma comptabilité », un modèle de carnet de bord. Ces justificatifs peuvent être corroborés par les tickets d’autoroute, de parking voire les factures d’entretien ou de contrôle périodiques mentionnant le kilométrage du véhicule. Si aucun agenda ou cahier n’est tenu, il sera beaucoup plus difficile de convaincre l’Administration, voire le juge administratif, de la pertinence des calculs présentés a posteriori pour justifier des distances professionnelles parcourues, même en produisant des factures d'entretiens périodiques.

C’est ce qu'a pu constater une infirmière libérale qui a déclaré avoir effectué 21 866 et 22 434 kilomètres en milieu urbain sur les deux années contrôlées (2014 et 2015). N’ayant pas tenu de cahier ou d’agenda permettant un décompte précis de ce kilométrage, l’Administration a retenu uniquement 10 000 kilomètres. A posteriori, l’infirmière tentait de justifier des distances professionnelles déclarées en se prévalant du produit du nombre annuel de tournées (respectivement 231 et 237 tournées) par la moyenne kilométrique par tournée (94,66 kilomètres). Cette justification a été jugée en l'espèce insuffisante par la cour administrative d'appel de Lyon, alors même que l’infirmière était en mesure de produire des factures d'entretiens périodiques du véhicule assurant qu'elle avait effectué globalement un nombre supérieur de kilomètres dans l'année (CAA Lyon, 01 juin 2023, n° 21-02711).

S'il ne présente guère d'originalité fiscale, l'arrêt illustre que le choix des indemnités kilométriques ne repose pas sur le seul formalisme des écritures comptables (pourtant nécessaire), mais également sur un formalisme concernant les justificatifs à produire. Les professionnels dont l’activité est non sédentaire mais qui se dispensent de tenir un décompte de leurs déplacements professionnels quotidiens éprouvent toujours des difficultés, en cas de contrôle fiscal, à faire admettre la déduction qu’ils ont pratiquée, même en produisant des factures d'entretiens périodiques du véhicule cohérents avec le kilométrage professionnel retenu. Tenir un agenda ou un cahier des déplacements professionnels, malgré le caractère contraignant de la démarche en amont, reste donc le meilleur moyen de s'épargner des reconstitutions hasardeuses et discussions de « bouts de chandelles » avec l'Administration. Produit rapidement à première demande de l’Administration, un décompte précis du kilométrage professionnel a en effet moins de chance d’être par la suite contesté par celle-ci.